Porque modelar (desenhar) processos é primordial em sua empresa? Eu explico.

Em um mundo cada vez mais complexo, ter um padrão nos serviços que são executados em uma empresa, é uma necessidade e uma obrigatoriedade, se deseja ter sucesso.

O texto pode parecer longo, mas estou explicando numa linguagem acessível a todos, especialistas ou leigos, com modelos de exemplos para ficar claro a importância dos processos dentro de qualquer setor na empresa.

Para auxiliar a identificar os padrões e regras que mantém um negócio, foi criada uma ferramenta baseada em notações, o BPM-N.

• BPMN (Business Process Model and Notation) foi idealizada primeiramente para melhorar a comunicação entre setores e pessoas, já que estrutura e mostra o processo e suas fases. No entanto, ela faz muito mais que isso, permitindo a ilustração do processo de uma maneira nunca vista antes. Somente podemos mudar o que entendemos, e somente entendemos o que podemos visualizar.
• A BPMN especifica o processo de negócio em um diagrama que é fácil de ler tanto para os usuários técnicos quanto para os usuários de negócios. É intuitivo e permite a representação de detalhes complexos do processo. BPMN serve como uma linguagem padrão, colocando um fim na lacuna de comunicação entre a modelagem do processo e sua execução. Por este motivo e considerado hoje a língua franca para comunicação no mundo dos negócios.

Gosto de usar, como exemplo de processos, a troca de um pneu de carro.

A princípio, uma tarefa muito simples de ser executada, mas será?

Hora, basta levantar o carro, remover o pneu com problema e colocar o pneu sobressalente, certo?

Sim. Mas será simples assim? Não, definitivamente não.

Utilizando uma ferramenta de modelagem de processos de negócios (BIZAGI), apresento um desenho do que falamos.

Observação importantíssima: A modelagem de negócios de processos (BPMN v2) possui uma série de regras e recomendações, que não serão totalmente seguidas neste post, pois queremos apenas exemplificar um desenho simples de processo.

Veja, na figura, como ficaria o desenho deste processo, na forma simples que apresentamos:

Notem que há um início e um final. Note também, que há blocos com textos que se referem a cada etapa do processo, ou seja, cada tarefa que fará parte do processo.

Se você já trocou um pneu na vida, ou já acompanhou uma troca, já deve estar se questionando: Parece que falta alguma tarefa, antes de chegar no final.

Perfeito! Agora você está captando o porquê da modelagem do processo.

A modelagem do processo serve para identificar o processo atual, encontrar possíveis oportunidades de melhoria e aplicá-las ao negócio, identificando e otimizando o processo.

Mas, agora muitos estão imaginando como seria uma melhoria da identificação deste processo.

Claro que vou mostrar, mas diretamente com outro desenho, e garanto que você vai entender e começar a imaginar outras tarefas possíveis. Então vejamos:

É possível notar que algumas novas tarefas surgiram no processo, ou melhor dizendo, foram identificadas como pertencentes e importantes à execução do processo. Quando se olha o novo desenho, novas ideias surgem para a melhoria deste desenho do processo. Vamos elencar algumas:

• Puxar o freio de mão.
• Remover os parafusos, somente após levantar o carro.
• E se não tiver as ferramentas necessárias para desapertar os parafusos e levantar o carro?
• E se o pneu sobressalente não estiver em condições para rodar (vazio, por exemplo);
• Não há uma sequência para guardar as ferramentas e depois o pneu defeituoso.

Observem uma nova versão do mesmo processo de troca de pneu.

Percebem o quanto pode ser melhorado este processo, que inicialmente parecia muito simples, mas que na verdade necessita passar por uma série de tarefas antes de seu término.

E o desenho tem inúmeras oportunidades de melhoria, tal como acrescentar um “loop” para a remoção e reinstalação dos parafusos, o uso de um cabo de força, caso os parafusos estejam travados demais, o uso de uma ferramenta torquímetro para usar o esforço determinado pelo fabricante no aperto dos parafusos e etc….

Agora extrapolem esta ideia para o seu negócio, seja lá o que for. Pode ser de serviços, de venda, de produção, ou situação que possua tarefas sequenciais, paralelas ou ambas.

Vejam na próxima figura, um pequeno exemplo do que quero dizer.

Muito mais que apenas representar tarefas, a modelagem de processos permite representar desde tarefas até documentos, processos de internet, e muito mais.

Todo esse processo pode parecer complexo demais e não valer a pena.

Não é, no entanto, o caso. Quando os técnicos, colaboradores e gerentes internalizam todos os símbolos e informações, o diagrama se torna fácil de ler e modificar.

Os benefícios que isso traz são muitos: processos padronizados, comunicação clara e a certeza da execução são apenas alguns deles.

Agora que você foi apresentado ao incrível mundo da modelagem de processos, que tal bater um papo com nossos consultores da DIMALE Consultoria, enviar um e-mail pedindo por mais informações pelo contato@dimaleconsultoria.com.br.

Artigo escrito por Luiz Carlos R. de Souza -Diretor Administrativo na DIMALE Consultoria